Коротко: event-агентство теряло заявки на кругах согласования сметы — между брифом и утверждённым бюджетом проходит 1–4 недели и несколько правок, а у следующего шага не было владельца. В amoCRM каждую версию сметы закрепили за ответственным со сроком и настроили равномерное распределение заявок в сезон. Итог — +41 % к заказам без найма новых менеджеров.
В event-бизнесе клиента редко теряют на первом звонке. Его теряют позже — когда смета ушла на согласование, клиент прислал правки, агентство пересчитало, и дальше никто точно не знает, чья очередь действовать. Этот кейс о том, как закрыть именно эту «дыру».
С чем пришёл клиент
Заявки терялись на кругах согласования сметы: было неясно, кто делает следующий шаг. Менеджер отправлял расчёт и ждал ответа, клиент возвращался с бюджетом и правками, а дальше переписка расползалась по почте — и сделка тихо остывала.
Что показал аудит
- Длинный цикл согласования. От брифа до утверждённой сметы проходит от одной до четырёх недель, и почти каждая смета проходит несколько правок: клиент присылает бюджет, агентство пересчитывает, снова ждёт ответа.
- Версии сметы жили во вложениях. Актуальный расчёт приходилось искать в почте, и было непонятно, какая версия последняя и что в ней изменилось.
- Сезонные пики перегружали очередь. В сезон — корпоративы под Новый год, выпускные — заявки копились в общей очереди и остывали, пока до них доходили руки.
Что сделали в amoCRM
| Проблема | Решение |
|---|---|
| Неясно, кто делает следующий шаг по смете | Каждая версия сметы фиксируется в сделке отдельной задачей с ответственным и сроком |
| Версии теряются во вложениях почты | История правок хранится в карточке сделки, а не в переписке |
| В сезон заявки остывают в общей очереди | Автоматическое равномерное распределение заявок между менеджерами |
Смета как управляемый этап, а не вложение
Ключевое изменение — у каждой правки сметы появился владелец и срок. Когда клиент присылает комментарии, в сделке создаётся задача на пересчёт; когда расчёт отправлен — задача на контрольный контакт. В любой момент руководитель видит, на чьей стороне мяч: у менеджера, который должен пересчитать, или у клиента, которому пора напомнить о себе.
Распределение заявок в сезон
Второе изменение касается пиков. Когда поток заявок резко растёт, amoCRM распределяет их между менеджерами равномерно, а не по принципу «кто первый взял». Никто не захлёбывается, а новые обращения не ждут в общей очереди, пока освободится самый загруженный сотрудник.
Результат
У каждой правки сметы есть владелец и срок, а в пик сезона ни один менеджер не перегружен. Агентство получило +41 % к заказам — без увеличения числа менеджеров: рост дала не новая реклама, а то, что заявки перестали теряться между правками.
Что из этого кейса применимо в вашем бизнесе
Схема подходит любой компании, где сделка проходит через несколько кругов согласования расчёта: проектные работы, производство под заказ, B2B-услуги. Общие принципы такие:
- Сделайте согласование отдельными этапами воронки. «Смета отправлена» и «Получены правки» — разные состояния, и у каждого свой ответственный.
- Каждое действие — задача со сроком. Если после отправки расчёта не создаётся задача на контакт, сделка рано или поздно «зависнет».
- Храните версии в карточке сделки. Тогда любой сотрудник, включая руководителя, видит актуальный расчёт без поиска по почте.
- Готовьтесь к пикам заранее. Правила распределения заявок проще настроить до сезона, чем разбирать завал в его разгар.
Вопросы и ответы
Нужно ли event-агентству хранить смету в amoCRM, если она считается в Excel?
Считать можно где удобно, но каждая отправленная версия должна попадать в карточку сделки. Важна не программа расчёта, а то, что у версии есть дата, ответственный и следующий шаг.
Как распределять заявки, если менеджеры специализируются на разных форматах мероприятий?
Распределение можно строить по правилам: сначала по типу мероприятия или источнику заявки, а внутри группы — равномерно. Так клиент попадает к профильному менеджеру, и при этом никто не перегружен.
За счёт чего вырос результат, если менеджеров не стало больше?
За счёт заявок, которые раньше терялись между правками и в сезонной очереди. Когда у каждой сделки есть следующий шаг, та же команда доводит до заказа больше обращений.
Похожий пример скорости реакции на срочные заявки — в статье «amoCRM для компании по дезинсекции». А как выстроить воронку, которая не теряет заявки на промежуточных этапах — смотрите в статье «Как выстроить воронку продаж, которая не «протекает»».
Подробнее об услуге «Управление продажами»
Остались вопросы по вашей ситуации?